In den von mir betreuten Rechtsstreitigkeiten stellt sich
regelmäßig das Problem, dass Briefe, die für den Verfahrenslauf wichtig sind,
der Gegenseite nicht so übersandt wurden, dass der Zugang und der Inhalt
nachgewiesen werden können. Es ist immer wieder erstaunlich, wie viele
Postsendungen nicht bei dem Empfänger ankommen, wenn es auf deren Empfang in
einem Gerichtsverfahren ankommt. Aus diesem Grund einige Zeilen zur richtigen
Versendung von wichtigen Briefen:
Zunächst muss man sich vor Augen führen, weshalb es wichtig
sein kann, ob man den Zugang eines Schreibens bei seinem Vertragspartner
nachweisen kann. Nach dem deutschen Prozessrecht muss die Partei, die sich auf eine
für sie günstige Tatsachen beruft, diese beweisen. Also: nach § 536 c BGB muss
der Mieter einen während der Mietzeit auftretenden Mangel dem Vermieter
anzeigen. Dies ist (regelmäßig) eine Voraussetzung dafür, dass sich die Miete
mindert. Für den Mieter ist also die Anzeige des Mangels günstig, wenn er sich
in einem Prozess auf die Minderung der Miete beruft. Bestreitet der Vermieter,
dass ihm eine Mängelanzeige zugegangen ist, muss der Mieter beweisen, dass er
den Vermieter informiert hat. Weitere typische rechtserhebliche Erklärungen
sind: die Kündigung beider Seiten, die Einwendungen des Mieters gegen eine
Betriebs- oder Heizkostenabrechnung, die Betriebs- oder Heizkostenabrechnung
des Vermieters, das Aufforderungsschreiben des Vermieters einer Erhöhung der
Nettokaltmiete zuzustimmen oder ganz allgemein die Mahnung einer Leistung nach
Eintritt der Fälligkeit (Verzug).
Die rechtlichen Konsequenzen eines fehlenden Nachweises
können ganz erheblich sein. Kann der Mieter beispielsweise nicht nachweisen,
dass er gegenüber dem Vermieter das Mietverhältnis schriftlich gekündigt hat (§
568 Abs. 1 BGB), läuft das Mietverhältnis ganz normal weiter und er bleibt zur
Zahlung der Miete verpflichtet. Umso wichtiger ist es, dass man bei
rechtserheblichen Erklärungen darauf achtet, dass einem später Beweismittel zur
Verfügung stehen, dass die Gegenseite das Schreiben erhalten hat.
(einfacher) Brief: Hat das Mietverhältnis erst
begonnen oder läuft bereits einige Zeit störungsfrei, sollte man Briefe mit
Ausnahme von besonders wichtigen Schreiben (z. B. Kündigungsschreiben) ganz
normal absenden. Für gewöhnlich wird man von der Gegenseite eine Reaktion auf
das Schreiben erhalten, die dann ja auch bestätigt, dass das eigene Schreiben
eingegangen ist. Bei Schreiben wie Mängelanzeigen kann man noch einen Satz
anfügen wie: Ich möchte Sie höflich bitten, mir den Empfang dieses Schreibens
kurz zu bestätigen.
Erhält man auf solch einen einfachen Brief keine
schriftliche Reaktion (z. B. nur einen Anruf oder gar keine Reaktion) oder handelt
es sich um ein Schreiben von besonderer Wichtigkeit (z. B. eine Kündigung) oder
bestehen bereits längere Zeit Probleme im Vertragsverhältnis, sollte man das
Schreiben so übersenden, dass sowohl der Zugang als auch der Inhalt des
Schreibens in einem möglichen Prozess nachweisbar sind.
Wird ein Schreiben nicht persönlich abgegeben oder per
Gerichtsvollzieher übersandt, ist es zunächst wichtig darauf zu achten, dass
man den gesamten Weg des Schreibens vom Einstecken in den Briefumschlag bis zur
Übergabe an den Vertragspartner nachweisen kann. Also sollte schon ein Dritter
und daher ein möglicher Zeuge den Brief zunächst lesen, in den Briefumschlag
stecken und am besten dies auch auf einer Kopie des Briefes bestätigen. Wenn
der Dritte allein den Briefumschlag überbringt, ohne sich vorher davon
überzeugt zu haben, welchen Inhalt das Schreiben hat, kann er eben nur
nachweisen, dass ein Briefumschlag übergeben wurde. In diesem können sich
ebenso gut wie eine Kündigung auch Kochrezepte befunden haben. Außerdem ist es
wichtig, dass dies durch einen Dritten geschieht, da nur er in einem
Prozess als Zeuge auftreten kann. Die Vertragspartner sind in einem Prozess Parteien
und können deshalb nicht als Zeugen auftreten!
Einschreiben/Rückschein: Zunächst einmal können
Einschreiben/Rückschein, wenn sie von dem Mieter oder Vermieter selber zur Post
gebracht werden, entgegen einer weitverbreiteten Ansicht regelmäßig wenig
nachweisen. Der Rückschein weist eigentlich nur aus, dass der Empfänger
irgendetwas empfangen hat. Über den konkreten Inhalt des Schreibens (daher die
Kündigung, die Mängelanzeige etc.) gibt der Rückschein keine Auskunft. Hierüber
muss derjenige Beweis ablegen können, der das Schreiben in den Umschlag getan
und diesen Umschlag bei der Post abgegeben hat. Nach der Rechtsprechung ist es
allerding so, dass ein Empfänger eines Einschreibens nicht gezwungen ist,
dieses bei der Post abzuholen. Wird der Empfang verweigert, gilt das Schreiben
als nicht angekommen!
Telefax: Auch sehr beliebt sind Sendebestätigungen
von Faxgeräten also Sendeprotokolle. Für sie gilt im Hinblick auf den Inhalt
zunächst einmal dasselbe, wie für das Einschreiben/Rückschein. Wird auf dem
Protokoll allein bestätigt, dass ein Fax gesendet wurde und wurde das Fax von
einer der Parteien des Mietvertrages versandt, ist es in einem Prozess kaum zu
gebrauchen. Das Protokoll weist alleine nach, dass etwas versandt wurde, kann
also nicht den konkreten Inhalt nachweisen. Wird das Fax von einem Dritten,
einem möglichen Zeugen, versandt oder druckt das Faxgerät ein Sendeprotokoll
mit Kopie des Anschreibens aus, kann man zunächst einmal beweisen, dass man ein
bestimmtes Fax abgesendet hat (bei einem Sendeprotokoll mit Kopie aber auch nur
das, was auf der Kopie wiedergegeben wird, für gewöhnlich die erste Seite).
Besonders problematisch bei Telefaxschreiben ist, dass der Empfänger behaupten
kann, er habe aufgrund einer technischen Störung nichts oder zumindest nichts
Lesbares erhalten. Auch dann ist der Zugang, jedenfalls nach dem derzeitigen Stand
der Rechtsprechung, nicht nachweisbar.
Boten: Am sinnvollsten ist wohl die Übersendung per
Boten. Dies kann, neben den vielen in Berlin vorhandenen Botendiensten, auch
ein Bekannter oder ein Mitarbeiter des Verwalters sein. Dieser kann dann das
Schreiben entweder persönlich bei dem Empfänger abgeben und sich den Empfang
quittieren lassen (was allerdings zu Problemen führen kann, wenn nicht der
Empfänger selber das Schreiben entgegen nimmt) oder in den Briefkasten
einwerfen
persönliche Übergabe: Wenn die Zeit und Muße
vorhanden ist, der Vertragspartner nicht zu weit entfernt wohnt oder seinen
Geschäftssitz hat und das Vertragsverhältnis nicht „vergiftet“ ist, kann man
auch mit dem Original und einer Kopie des Schreibens zu dem Vertragspartner
fahren und sich die Übergabe des Originals auf einer Kopie bestätigen lassen.
Gerichtsvollzieher: Letztlich ist auch eine
Übersendung durch den Gerichtsvollzieher möglich. Dieser fertigt selber
Abschriften der Schreiben, auf denen er die Übergabe des Originals ausdrücklich
bestätigt. Die Übersendung eines Schreibens per Gerichtsvollzieher ist mit Abstand
die sicherste Methode ein Schreiben zu übersenden. Allerdings sollte man
bedenken, dass die Überbringung von Schreiben per Gerichtsvollzieher eigentlich
immer als Affront gesehen wird, frei nach dem Motto, vertraut mir mein
Gegenüber überhaupt nicht mehr? Abgesehen davon verlangt der Gerichtsvollzieher
für seine Tätigkeit natürlich Geld.
Wenn Sie zunächst den Gang zum Rechtsanwalt scheuen und die
Angelegenheit selber erledigen möchten, sollten Sie auf jeden Fall die Zeit und
Mühe auf sich nehmen, Ihre wichtigen Schreiben nach den dargestellten Regeln an
Ihre Vertragspartner zu übersenden. Lässt sich ein Zugang später nicht mehr
nachweisen und behauptet das Gegenüber, nie etwas erhalten zu haben, ist ein
Fehler auch von einem Rechtsanwalt für die Vergangenheit eigentlich nicht mehr
zu korrigieren.
Gerne übernehmen aber auch mein Büro und ich die rechtliche
Betreuung Ihrer Angelegenheit und stellen sicher, dass Ihr Vertragspartner auf
jeden Fall Ihre Schreiben erhält!
